11 de outubro de 2019 / por ondatkm

CLT: Checklist de 14 documentos para admissão de um funcionário

Sabemos que as leis trabalhistas exigem uma série de formalidades e que, muitas vezes, os profissionais de RH se confundem em meio a tantos processos e burocracias. A etapa de recrutamento e seleção, como o próprio nome diz, é uma etapa que só termina quando o profissional contratado é oficialmente apresentado a toda a empresa.

Até chegar a essa fase, após receber a aprovação pelo RH, o candidato deverá passar pela parte burocrática de uma contratação no regime CLT: a entrega da documentação.

Essa etapa existe para que todos os dados possíveis do novo contratado sejam inseridos no sistema de folha de pagamento, no qual seu contrato de trabalho será impresso e, a partir desta data, ele estará oficialmente contratado.

Entender que essa é uma fase obrigatória em todas as organizações faz com que o RH dê uma atenção especial e invista em melhores práticas para otimizar um processo tão formal e torná-lo uma etapa mais humanizada.

Dessa forma, o RH será capaz de reter os talentos mesmo antes de ingressarem na empresa, pois todos os braços da área de gestão de pessoas devem estar alinhados estrategicamente de acordo com a cultura organizacional.

Como cada empresa tem uma forma específica de efetivar esse passo, neste post vamos informar os principais documentos exigidos em uma contratação.

Além disso, vamos esclarecer sobre o tempo que eles devem ficar retidos no RH e ainda vamos ajudar você a implantar formas mais simples de agilizar e organizar esse processo, evitando gargalos. Acompanhe!

Para que servem os documentos de admissão?

A parte final do processo de contratação de um funcionário demanda que ele envie uma série de documentos ao departamento de gestão de pessoas da empresa. Apesar de ser uma etapa que às vezes é questionada como trabalho excessivo, há uma série de razões que justificam a necessidade dessa documentação.

Os registros civis servem para que a empresa identifique e conheça melhor o novo colaborador, além de ter acesso às suas informações básicas. Dados sobre dependentes financeiros também são importantes para cálculos de direitos trabalhistas, salário-família, IRRF e pensão alimentícia.

Também são importantes no caso de inclusão nos benefícios concedidos pela empresa (convênio médico e odontológico, auxílio creche etc.)

Quais são os documentos para admissão?

Alguns documentos são solicitados ao novo colaborador durante o processo de admissão. Separamos os principais, são eles:

  • foto 3×4;
  • original e cópia da carteira de trabalho;
  • original e cópia da carteira de habilitação (caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida);
  • cópia da carteira de identidade;
  • cópia do CPF;
  • cópia do comprovante de endereço;
  • cópia do título de eleitor;
  • inscrição no PIS;
  • cópia do comprovante de escolaridade;
  • original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
  • cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
  • cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
  • original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);
  • cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
  • cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;
  • original e cópia da carta de referência.

Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?

Também existem documentos que não podem ser, de maneira alguma, exigidos pelo empregador — e que, se feito, acarreta multas e penalidades. São eles:

  • exame de HIV;
  • exames que comprovem gravidez;
  • registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC e Serasa;
  • dados de antecedente criminal;
  • documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato, ou seja, comprovando que ele nunca entrou em uma ação contra uma empresa.

Esses itens são considerados de caráter discriminatório quando solicitados ao empregado e, caso uma empresa os solicite, causando constrangimento e preconceito no ambiente de trabalho, ela pode sofrer uma ação trabalhista e ser gravemente multada.

A partir do momento em que o candidato entrega a documentação solicitada, de acordo com a Lei nº 5.553, a empresa tem o prazo máximo de cinco dias para devolver todos os documentos originais, mesmo se forem cópias autenticadas.

Além disso, segundo o artigo 29 da CLT, o prazo é reduzido a 48 horas para a entrega da carteira de trabalho devidamente assinada pelo contratante.

Com esse prazo definido por lei, cabe ao setor de Recursos Humanos, responsável pelo cadastro do colaborador, a responsabilidade de gerir esse processo da forma mais ágil e efetiva possível, para que a empresa não sofra penalidades.

Dependendo da quantidade de profissionais que serão contratados, esse prazo pode ser bem curto, portanto, a equipe do departamento pessoal deverá estar preparada para conduzir de forma eficiente o recebimento e a conferência da documentação exigida.


 

 

Conteúdo original Gupy.io