São chamados de documentos contábeis todos os documentos e informações que afetam, de alguma forma, a escrituração contábil de uma empresa. Dessa forma, eles têm a função de comprovar a ocorrência de movimentos financeiros e transações realizadas pela organização, além de auxiliar na gestão dos tributos e demais obrigações da empresa com relação ao Fisco.

Manter a organização no envio desses documentos para a sua assessoria contábil é essencial. Por isso, o empresário deve organizar o seu negócio e estabelecer rotinas e boas práticas internas que garantam a transmissão de todas as informações ao seu contador. Isto deve ser feito para garantir o cumprimento da lei e evitar problemas decorrentes de auditorias e fiscalização de órgãos, como a Secretaria da Fazenda, Receita Federal e Prefeitura.

Dessa forma, o gestor deve estar ciente de que eventuais irregularidades ou a falta de encaminhamento de informações para a contabilidade podem prejudicar a gestão contábil, fiscal e trabalhista do seu negócio, podendo resultar na aplicação de multas e sanções tanto administrativas quanto judiciais.

Pensando na importância do assunto, desenvolvemos este artigo com o propósito de apresentar ao leitor os documentos contábeis que merecem uma atenção especial na sua rotina de trabalho e que devem ser entregues ao contador dentro de prazos razoáveis. Acompanhe!

1. Notas fiscais

As notas fiscais são os documentos mais importantes quando o assunto é o faturamento da empresa. Com a criação da nota fiscal eletrônica, as empresas precisaram se adaptar ainda mais, buscando regular as suas operações e manter uma rotina alinhada com a legislação.

A venda de produtos e serviços sem nota fiscal constitui crime de sonegação fiscal, por isso a empresa deve manter uma rotina adequada de emissão e gestão dos documentos fiscais. Além disso, as notas fiscais comprovam a realização de compras, custos operacionais, movimentação de impostos e despesas do negócio.

A empresa deve enviar ao seu contador todas as informações sobre a emissão de notas fiscais. O processo é realizado de acordo com o programa utilizado pela empresa e considerando as particularidades de cada negócio.

Lembrando que também é necessário informar e apresentar ao contador a relação de notas fiscais canceladas, inutilizadas e denegadas, nos casos em que isso acontecer.

Atualmente, é possível que a contabilidade capture eletronicamente todas as notas fiscais emitidas e recebidas pela sua empresa, de forma que você não tenha o trabalho e a responsabilidade de ficar enviando todos os meses essa informação para a contabilidade.

Inclusive, é altamente recomendável que a contabilidade faça essa captura eletrônica de todas as notas fiscais para ter certeza que todas as notas estão sendo consideradas no fechamento fiscal. Caso contrário, corre-se o risco de a sua empresa esquecer de enviar algum documento para a contabilidade, o que poderia resultar na apuração errada dos impostos.

Portanto, se a sua empresa envia atualmente as notas fiscais em papel ou por e-mail para a contabilidade, fique atento! Seus impostos podem estar sendo calculados errado!

2. Documentos comprobatórios das despesas

No dia a dia de uma empresa, é muito comum se deparar com a necessidade de pagamento de diversas despesas, como energia, internet, telefone, aluguel, conta de água, dentre outras.

Assim, o empresário precisa enviar as cópias de todas as despesas da empresa para que o contador faça os lançamentos nos relatórios necessários.

Neste ponto, a tecnologia também pode ajudar. Se a sua empresa já possui esses documentos de forma digitalizada, as contabilidades mais modernas utilizam softwares para receber todos esses documentos eletronicamente, facilitando o trânsito de informações entre a sua empresa e a contabilidade.

3. Extratos bancários e conciliação bancária

Os extratos das contas bancárias da sua empresa também são documentos contábeis, tendo em vista que eles demonstram todas as entradas e saídas de recursos do seu negócio, inclusive em relação a eventuais ganhos de aplicações financeiras (que devem ser tributados) bem como pagamento de taxas e tarifas bancárias.

É importante que os extratos bancários sejam enviados para a contabilidade mensalmente pois só assim o seu contador poderá manter a contabilidade da sua empresa em dia, o que é imprescindível para que você acompanhe a evolução dos indicadores de desempenho da sua empresa.

Além dos extratos bancários, é importante enviar ao seu contador a conciliação bancária, que demonstra o fluxo de pagamentos e recebimentos realizados durante o período, contendo uma descrição mais detalhada do que o extrato bancário. Por exemplo, no extrato bancário determinada operação pode estar identificada simplesmente como “DOC” ou “Cheque”, sendo que a conciliação bancária explicará a que se referem essas operações.

4. Documentos trabalhistas

Todas as informações sobre os funcionários e eventuais movimentações que impactem na rotina do departamento pessoal no que tange a folha de pagamento ou os contratos de trabalho devem ser informadas ao contador.

Nesse sentido, solicitações de admissão, rescisão, reajuste salarial, alteração de cargo, concessão de férias, acidentes de trabalho e qualquer outro fato relevante que afete as relações de trabalho devem ser informados de forma imediata para a sua assessoria contábil.

Além disso, a empresa deve dar atenção à gestão adequada das informações atreladas à folha de pagamento dos seus colaboradores. Assim, a contabilidade deve ser informada mensalmente sobre faltas, atrasos, horas extras, comissões, marcações de ponto, notas fiscais de serviços tomados com retenção de INSS e qualquer outro documento relevante que afete a folha de pagamento ou os encargos trabalhistas e previdenciários.

É importante destacar que a gestão dos documentos trabalhistas reduz o risco de ocorrência de eventuais reclamatórias trabalhistas.

Como você pode ver, há uma série de documentos que devem ser entregues ao seu contador periodicamente. É importante ter em mente que a obrigação de entrega ou não de um determinado documento poderá variar de acordo com as especificidades de cada negócio.

Dessa forma, é essencial avaliar de forma conjunta com a sua assessoria contábil quais são as obrigações atreladas ao seu negócio, com base no seu regime de tributação e nas demais características da empresa, fazendo um levantamento dos documentos e dos prazos para envio das informações ao contador e aos órgãos de fiscalização.

É importante enfatizar também que as contabilidades mais modernas podem implementar rotinas otimizadas que podem reduzir drasticamente o trabalho que a sua empresa tem na organização e envio de documentos contábeis, tornando esse processo muito mais ágil e seguro.

Estabelecer uma rotina de gestão e organização de tais informações trará segurança para a sua empresa, além de contribuir para o desenvolvimento de um trabalho mais eficiente pelo contador que assessora o seu negócio.

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Conteúdo original Ello Gestão Contábil