Toda organização em algum momento enfrenta o problema de não saber ao certo o que tem dado ou não certo em sua gestão nos diferentes setores. Esse é o momento em que a avaliação e diagnóstico de processos se tornam necessárias. Vale ressaltar que é diferente do conhecido diagnóstico empresarial.
Processos são essenciais em uma organização e ajudam na definição do fluxo de atividades e no mapeamento de como as etapas operacionais podem contribuir na produção de um produto/serviço.
A dinâmica do ambiente corporativo demanda constantes mudanças no ‘jeito de fazer’, o que leva à compreensão de que processos podem ser frequentemente revistos e otimizados.
A avaliação e diagnóstico de processos demandam uma visão externa que possa dar uma análise precisa da situação atual da empresa e de quais os aspectos que precisam ser melhorados. Confira no artigo, os principais pontos que devem ser considerados, segundo a Plano Consultoria Empresarial :
Uma das finalidades da avaliação e diagnóstico de processos é identificar:
- Quais são os pontos que podem ser melhorados;
- Como pode ser feita a otimização de recursos;
- De que maneira pode ser realizada a redução de custos.
Um dos principais objetivos da avaliação e diagnóstico é que se obtenham melhores resultados em todos os processos na organização.
De acordo com as necessidades da empresa, o diagnóstico geralmente contempla:
- A análise de todo o contexto externo que envolve a organização (stakeholders);
- O mapeamento da cadeia de valor;
- Envolve a criação de diagramas de fluxos;
- Priorização de causas;
- São definidos planos de melhoria;
- Ações são implementadas para a melhoria do desempenho, se utilizando dos indicadores de performance (KPI) adequados à organização.
Compreenda sobre a Avaliação de Processos
Quando se fala em avaliação de processos em uma organização, é preciso que se compreenda que a estruturação e melhoria não ocorrem em todos os processos simultaneamente. É fundamental que se faça o que é conhecido como avaliação de maturidade dos processos que, resumidamente, visa identificar quais são os processos mais críticos a serem solucionados.
Outra finalidade da avaliação de processos é que a organização tenha uma compreensão sobre quais os resultados de suas práticas em comparação com os parâmetros globais de referência.
Avaliação e Diagnóstico de Processos – quando se torna essencial
Há alguns sinais que indicam a necessidade de que os processos sejam avaliados e diagnosticados:
Padrões imprecisos
Cada processo em uma empresa funciona respeitando padrões e ordem. A execução das atividades respeita um modelo de execução, o que garante o alcance dos objetivos por meio dos resultados.
Há etapas a serem definidas no momento da produção de um produto/serviço; no processo de distribuição; momento da divulgação, etc.
Sempre que houver dúvidas quanto aos padrões que são utilizados ou quando se mostram indefinidos, é indicado a avaliação e diagnóstico de processos.
Queda na produtividade
Esse é um indício da necessidade de melhoria de processos em uma empresa. Geralmente organizações que atuam com a produção de produtos e passam pelo problema da baixa produtividade, que resulta em queda nas vendas e prejuízos, necessitam de um diagnóstico ágil.
Esse é um quadro que demanda investigação minuciosa, pode ser necessária a realização de pesquisas de mercado, levantamento financeiro, entre outras ações.
Feedback negativo do time
O que envolve a avaliação e diagnóstico de processos é a análise junto aos colaboradores da organização sobre o trabalho realizado em cada segmento do negócio.
É o time que lida diretamente com as atividades que consegue dar um panorama mais preciso dos problemas que estão ocorrendo, portanto, esse feedback é crucial, e quando negativo, indica a necessidade da avaliação e diagnóstico de processos.
Tecnologia inadequada
A tecnologia é fator essencial para o processo de gerenciamento e controle de processos. A automação de processos é fundamental já que é capaz de integrar todas as aplicações, reduzindo o trabalho, otimizando o tempo de execução das atividades e substituindo processos manuais pela execução por meio de softwares.
Necessidade de constantes mudanças nos processos organizacionais
Um termo muito utilizado quando se fala em processos é o redesenho dos processos (To Be), que se refere ao desenvolvimento de estratégias para a otimização em todas as áreas da organização.
É sempre necessária a revisão e a atualização de processos, para que a empresa possa funcionar perfeitamente, apresentando constante melhoria e se desenvolvendo no ambiente organizacional.
A avaliação e diagnóstico de processos possibilita à organização a integração de todos os seus setores e a torna apta, inclusive, a alcançar importantes objetivos como o de adquirir vantagem competitiva à medida que otimiza a aplicação do tempo, que pode ser empregado para as demais práticas organizacionais fundamentais.
