Com tantos tipos de certificado digital disponíveis no mercado, nem sempre é fácil escolher o melhor para a sua empresa.
Por lei, você é obrigado a usar essa identidade virtual se emitir NF-e, for optante do Lucro Presumido ou Lucro Real, ou for optante do Simples Nacional e tiver mais de um empregado.
Mas, mesmo que o uso não seja obrigatório, vale a pena ter o certificado digital para tornar o dia a dia mais prático e resolver as questões burocráticas do negócio pela internet.
A seguir, você vai entender quais são os tipos de certificado digital e como escolher o melhor para a sua empresa.
Continue lendo e deixe as filas no cartório para trás.
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Por que há vários tipos de certificado digital
Os vários tipos de certificado digital vêm substituindo as assinaturas tradicionais, funcionando como identidades virtuais que permitem assinar qualquer documento online e realizar transações com segurança.
Eles garantem a validade jurídica e autenticidade das operações online, além de identificar pessoas físicas e jurídicas na internet e evitar fraudes.
Para as empresas, é importante ter um certificado digital para emitir notas fiscais eletrônicas, assinar documentos digitais, acessar sistemas restritos do governo e enviar declarações do Imposto de Renda, por exemplo.
Dessa forma, o empreendedor não precisa mais ir ao cartório reconhecer firma ou se deslocar para assinar contratos, fazer transações bancárias e qualquer outro trâmite burocrático.
Mas, para garantir essa praticidade, é preciso escolher os tipos de certificado digital certos para autenticar as ações de pessoas jurídicas.
Hoje, existem vários formatos e tipos diferentes no mercado, como o e-CNPJ, NF-e, e-Simples, entre outras opções que vamos conhecer adiante.
Vantagens do certificado digital para empresas
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4 tipos de certificado digital disponíveis para empresa
Pesquisando na internet, você vai encontrar diferentes tipos de certificado digital para pessoas jurídicas, com diferentes recursos e preços.
Confira os mais comuns.
1. e-CNPJ
O e-CNPJ é a versão digital do CNPJ da empresa, usada para assinar documentos, transmitir dados e cumprir obrigações fiscais com o governo.
Com ele, você consegue:
Fazer login autenticado nos serviços e portais da Receita Federal e ter acesso às declarações e obrigações (e-CAC, CAGED, DIRF, DOI, DCP, DIMOB, RAIS, DPREV, etc.)
Emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e, etc.)
Acessar e enviar informações pelo eSocial(Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas)
Acessar e enviar informações pelo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital)
Assinar documentos digitais como contratos, recibos, promissórias e declarações
Realizar transações bancárias online com mais segurança.
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2. e-CNPJ para pequenas empresas
O e-CNPJ para pequenas empresas é comercializado como “e-Simples” ou “e-CNPJ MEI/EPP”, dependendo da certificadora.
Ele tem as mesmas funções do e-CNPJ comum, mas é voltado às micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional.
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3. NF-e
O NF-e é um tipo de certificado digital voltado exclusivamente para a emissão e gerenciamento de notas fiscais eletrônicas.
Ele funciona como uma identidade digital para conectar a empresa à Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) ou do município (Prefeitura).
Com o NF-e, é possível emitir os seguintes documentos fiscais:
NF-e: nota fiscal eletrônica enviada aos estados que registra a venda de produtos e garante o recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) por empresas do comércio
NFS-e: nota fiscal eletrônica enviada às prefeituras que registra a prestação de serviços e garante o recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS) pelos prestadores
NFC-e: nota fiscal usada no varejo para registrar a venda direta ao consumidor final (substitui o cupom fiscal)
NFA-e: é a nota fiscal eletrônica avulsa, que pode ser emitida individualmente por empresas que não estão obrigadas a emitir NF-e.
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4. e-MEI
O e-MEI é um certificado digital feito especialmente para o microempreendedor individual (MEI).
Ele costuma ter preços bastante acessíveis e serve para ter acesso completo aos serviços digitais do governo.
Na prática, ele fornece quase as mesmas funções do e-CNPJ, mas de forma simplificada, já que o MEI não precisa resolver muitos trâmites burocráticos na sua gestão.
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Principais formatos de certificado digital
Além dos tipos de certificado digital que você acabou de conhecer, também existem diferentes formatos no mercado.
Veja quais são os principais.
Certificado A1
O certificado digital do tipo A1 é um arquivo digital com validade de 1 ano que pode ser instalado em vários dispositivos e utilizado simultaneamente.
Ele é vendido na versão para instalação no computador (desktop e notebook) e também em dispositivos móveis (smartphones e tabets).
A principal vantagem desse tipo de certificado digital é que você só precisa cadastrar a senha uma vez e tem opções de integração com o processo de emissão de nota fiscal.
A desvantagem é que sua validade máxima é de 12 meses, exigindo a renovação após esse período.
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Certificado A3
Ao contrário do A1, o certificado digital do tipo A3 é comercializado como uma mídia física como um token USB ou cartão com chip, e não apenas como um arquivo para download.
No mercado, você vai encontrar opções de certificado A3 com cartão e leitora, SmartCard e dispositivo token, que precisam ser conectados ao computador para funcionar.
A vantagem é que eles tem validade de até 5 anos e são portáteis, podendo ser carregados para qualquer lugar.
Por outro lado, os dispositivos não são tão práticos e só podem ser utilizados em um computador por vez, exigindo a senha a cada novo acesso.
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Certificado A3 na nuvem
Com a evolução do mercado de certificados digitais, surgiram também os certificados do tipo A3 na nuvem.
Nesse caso, o arquivo fica hospedado na nuvem e você pode acessá-lo a qualquer hora e lugar, sem precisar se preocupar em carregar um dispositivo ou fazer qualquer tipo de instalação.
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Tipo de certificado digital para pessoa física
O e-CPF é a versão digital do CPF das pessoas físicas, que permite resolver qualquer questão burocrática pela internet.
Ele costuma ser mais barato do que o e-CNPJ, já que é para uso pessoal, e oferece as seguintes possibilidades:
Acessar serviços da Receita Federal (Ex: enviar Imposto de Renda)
Realizar transações bancárias autenticadas
Assinar documentos digitais
Acessar portais da Justiça, fazer procurações eletrônicas e acompanhar processos
Acessar o sistema e-CNH do Detran
Emitir passaportes e diplomas universitários.
Como escolher o tipo de certificado digital certo
Como vimos, existem vários tipos de certificado digital, e é normal ficar na dúvida sobre qual comprar para a sua empresa.
Se você quer uma identidade virtual completa para acessar todos os serviços do governo, por exemplo, vale a pena adquirir um e-CNPJ adequado ao porte do seu negócio (normal, para pequenas empresas ou para MEI).
Mas tem um detalhe: não é indicado usar o e-CNPJ para emitir nota fiscal eletrônica, pois não é muito seguro compartilhar a identidade e senha da empresa com os colaboradores.
Se o objetivo é emitir notas fiscais, é melhor optar pelo NF-e, que pode ser usado por qualquer funcionário e não libera acesso a recursos mais confidenciais do negócio.
Em relação ao formato, são várias questões envolvidas.
De modo geral, o tipo A3 libera mais recursos e sua versão em nuvem é muito prática, além da validade ser bem mais longa.
No entanto, ele também é mais caro do que o A1, que pode ser uma boa opção para quem ainda está testando o certificado digital.
Além disso, o A1 tem a vantagem de ser usado simultaneamente em vários computadores, o que pode ser interessante para empresas com equipes financeiras e contábeis maiores.
Então, cabe a você escolher qual tipo e formato são mais interessantes para o seu negócio, dependendo das aplicações.
Ficou claro quais são os tipos de certificado digital e como fazer sua escolha?Se precisar de ajuda profissional, a equipe Contabilix está à disposição para orientar sua compra e revolucionar sua contabilidade.
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Fonte- Jornal Contábil