As empresas possuem duas categorias de obrigações que devem ser realizadas ao governo brasileiro que estão presentes nas legislações tributárias e trabalhistas. As obrigações principais são os pagamentos dos impostos conforme seu regime tributário. Já as obrigações acessórias são declarações com informações comprobatórias do fato gerador e do cumprimento do pagamento.
Empresas optantes pelo Simples Nacional não ficam fora dessas obrigações, só que são regidas de forma simplificada, para ajudar no início do negócio. Dessa forma, continue a leitura desse artigo que vamos explicar quais empresas podem optar por esse regime, quais as obrigações acessórias que devem enviar, para que servem e quais as datas de transmissão.
Qualificações exigidas para optar por esse regime
As empresas que são enquadradas nos tipos societários de Microempresa (ME), e Empresas de Pequeno Porte (EPP), conforme previsto na Lei Complementar nº 123 , de 14 de dezembro de 2006, podem optar por esse regime. Entretanto, alguns ramos de atividade não podem enquadrar no Simples Nacional. Abaixo, as características de empresas que podem optar pelo Simples Nacional:
- Faturamento máximo de R$ 4,8 milhões por ano;
- Não possuir débitos com o INSS;
- Cadastros fiscais regulares;
- Não exercer atividade com serviços financeiros ;
- Não prestar serviços de transporte, salvo fluvial;
- Não importar combustíveis;
- Não fabricar veículos;
- Não gerar ou distribuir energia elétrica;
- Não prestar serviços imobiliários;
- Não ter capital em órgãos públicos;
- Sócios precisam residir no Brasil;
- Não produzir ou comercializar bebidas alcoólicas, cigarros, armas de fogo e refrigerantes.
Se sua empresa não se enquadra nos itens acima, você pode conversar com seu contador. Pode ser que ainda haja a possibilidade de enquadrar seu negócio no Simples Nacional. Saiba quais são as obrigações acessórias que vai precisar enviar a Receita Federal se optar por esse regime tributário.
Obrigações acessórias – Municipais
1. Nota Fiscal e Arquivamento
Se sua empresa é prestadora de serviços ou comercialização de produtos, ela precisa emitir a Nota Fiscal por cada negociação executada. As Notas Fiscais são regulamentadas pelo município (nota fiscal de serviços) e pelo estado (nota fiscal de venda ), conforme legislações próprias. Esses documentos devem ser arquivados na empresa por 5 anos, caso precise comprovar o envio correto das obrigações acessórias.
2. Declaração Eletrônica de Serviços – DES
Para informar a Prefeitura da emissão das notas fiscais de serviços de sua empresa é necessário enviar a DES, que é uma das obrigações acessórias, geralmente é transmitida início do mês e com o faturamento do mês anterior. Nela você reforça todas as informações presentes na nota fiscal, por exemplo: município do fato gerador, serviços contratados, valor e cliente. Vale ressaltar que cada município possui legislação diferenciada. Procure entender o processo na Prefeitura de sua cidade.
Obrigações acessórias – Nacionais
1. Declaração Única
Como falado acima, esse regime tributário veio para facilitar o dia a dia dos gestores, além de reduzir os impostos pagos pelas empresas pequenas. Assim, foi criada a Declaração Única como uma das obrigações acessórias do Simples Nacional. Ela serve para informar e comprovar o pagamento dos tributos.
Essa declaração deve ser enviada anualmente à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), até o último dia do mês de março com as informações socioeconômicas e fiscais de sua empresa referentes ao ano anterior. Principais dados solicitados ao preencher a declaração única:
- Saldo inicial e final das contas (caixa e banco);
- O faturamento do ano anterior;
- Lucro Líquido apurado;
- Número de funcionários de sua empresa;
- Dados dos sócios e suas participações;
- Pró-labore e distribuição de lucros;
- IRRF dos sócios.
2. Documento Único de Arrecadação – DAS
Ao início de cada mês, o contador precisa realizar o cálculo do imposto devido naquele mês, com as alíquotas diferenciadas, em sistema eletrônico próprio do governo. Como esse regime é compartilhado, ele abrange todos os entes federados (nacional, estadual e municipal). Caso seja auferida a receita bruta, a empresa precisa efetuar o pagamento da DAS até o 20º dia do mês subsequente. O Documento Único de Arrecadação é a guia para pagamento do imposto e não uma das obrigações acessórias.
3. Tributos não Abrangidos pelo Regime
Como pode perceber, o Simples Nacional unifica todos os tributos previstos na legislação tributária brasileira em um único imposto. Dessa forma, os tributos não abrangidos nesse regime ficam isentos da obrigação principal. Só que é necessário cumprir as obrigações acessórias relativas a eles. Confira abaixo os principais:
- Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
- Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguro, Relativas a Títulos ou valores Mobiliários (IOF);
- Programa Integração Social (PIS / PASEP);
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
- Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
- Imposto sobre Serviços (ISS);
- Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
- Contribuição Patronal Previdenciária (CPP).
4. eSocial
O Sistema de Escrituração Digital das Operações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas é uma das obrigações acessórias obrigatória para as empresas que possuem funcionários. Nela, deve ser informado ao governo toda a movimentação trabalhista dos colaboradores, como:
- Dados pessoais;
- Remunerações;
- Folha de Pagamento;
- Faltas e afastamentos;
- Férias;
- Contribuições previdenciárias.
5. Livros Fiscais e Contábeis
Além de enviar as obrigações acessórias acima, as empresas optantes pelo Simples Nacional (ME e EPP) devem realizar o registro e controle de seu negócio através dos seguintes livros:
- Livro Caixa: nele são escrituradas as movimentações financeiras e contábeis (caso não utilize o Livro Razão e Diário);
- Livro Registro de Inventário: são escrituradas as movimentações do estoque;
- Livro Registro de Entradas: nele são informadas as entradas de bens, mercadorias, aquisições de serviços de transporte e comunicação, quando gerar o ICMS;
- Livro de Serviços Prestados e Tomados: quando o município não adotar a Declaração Eletrônica de Serviços como uma das obrigações acessórias.
Como já mencionamos, é necessário cumprir as exigências das obrigações acessórias corretamente para sua empresa não ter problemas com a fiscalização. Vale ressaltar que cada ramo de atividade possui regulamentações específicas. Confira quais você deve adotar no seu negócio.
Por fim, converse com seu contador para implantar o planejamento tributário na sua empresa. Ele ajuda a definir qual o melhor regime tributário para seu negócio, verifica as regras e prazos que precisam ser cumpridos e quais obrigações acessórias devem ser transmitidas. O melhor é que reduz o custo com o pagamento de impostos, juros e multas.
Conteúdo original: Fundace I Know
